Meie klientide isikuandmete kaitse on OÜ Rationem („Rationem“ või „meie“) oluline prioriteet. Käesolev privaatsusteavitus sisaldab kasulikku infot selle kohta, kuidas ja milleks Rationem isikuandmeid kogub, töötleb ja jagab.
„Isikuandmed“ on mis tahes teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, näiteks nimi, aadress, e-posti aadress ning teave meie veebisaidi külastuste ja meie teenuste kasutamise kohta.
Rationem on ettevõte, mille põhitegevuseks on raamatupidamisteenuste pakkumine. Rationem OÜ kontor asub Harjumaal. Rationem OÜ suhtes kohaldatakse Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärust.
See privaatsusteavitus kehtib kõikidele Rationem äriprotsessidele ja arvutitarkvarale („Töövahendid“). Privaatsusteavitus sisaldab infot nii selle kohta, kuidas Rationem töötleb andmeid enda valitud vahenditega ja eesmärkidel (st vastutava töötlejana), kui ka selle kohta, kuidas Rationem töötleb isikuandmeid oma klientide juhiste järgi (st volitatud töötlejana). Rationem töötleb isikuandmeid, et pakkuda klientidele oma tooteid ja teenuseid ning tagada Töövahendite kõigi funktsioonide nõuetekohane toimimine.
1. KELLE ANDMEID ME TÖÖTLEME?
Rationem töötleb oma klientide esindajate ja kontaktisikute, meie klientidega seotud isikute isikuandmeid (üksikasjalikuma info leiate punktist „Vastutav töötleja“).
Lisaks töötleb Rationem andmeid meie klientide nimel, kes on ise vastutavad töötlejad (selle kohta leiate üksikasjalikuma info punktist „Volitatud töötleja“).
Andmesubjekte, kelle andmeid Rationem töötleb, nimetatakse selles privaatsusteavituses ka „füüsilisteks isikuteks“.
2. VASTUTAV TÖÖTLEJA
Kui Rationem määrab ise isikuandmete töötlemise eesmärgi, vahendid ja ulatuse, oleme me vastutav andmetöötleja. See hõlmab näiteks juhtumeid, kus me kogume isikuandmeid klientide esindajatelt või teenuste kasutajatelt.
2.1. Töötlemise eesmärk ja õiguslik alus
Teenuste kasutajate ja klientide esindajate isikuandmeid töötleme me selleks, et täita oma lepingulisi kohustusi ja pakkuda klientidele kõrge kvaliteediga teenust. Kui Rationem töötleb isikuandmeid neil eesmärkidel, on töötlemise õiguslikuks aluseks meie õigustatud huvi tagada meie teenuste korrektne osutamine.
2.2. Kuidas me andmeid kogume?
Üldjuhul kogume me isikuandmeid otse andmesubjektidelt, st klientide esindajatelt, meie teenuseid kasutavatelt klientide töötajatelt jt.
2.3. Töödeldavate isikuandmete liigid
Rationem võib töödelda järgmisi isikuandmeid:
• kontaktandmed, sealhulgas nimi, aadress, telefoninumber ja e-posti aadress;
• sünniaeg, vanus ja sugu;
• töökohaandmed, sealhulgas tööandja, ametinimetus, ametikoht ja tööalased eelistused;
• tagasiside ja märkused Rationem teenuste kohta;
• üleslaaditud sisu, sealhulgas failid, fotod, videod jm;
• finantsandmed, sealhulgas krediitkaardi või PayPali andmed.
Rationem ei töötle vastutava töötlejana isikuandmete eriliike.
3. ANDMESUBJEKTIDE ÕIGUSED
3.1. Üldised õigused
Andmesubjektil on õigus nõuda juurdepääsu oma isikuandmetele, nende parandamist, kustutamist või töötlemise piiramist ning õigus esitada töötlemise kohta vastuväiteid ja nõuda andmete ülekandmist. Samuti on andmesubjektidel õigus esitada kaebus järelevalveasutusele.
• Parandamisõigus on andmesubjekti õigus nõuda, et temaga seotud ebaõiged isikuandmed põhjendamatu viivituseta parandataks.
• Kustutamisõigus on andmesubjekti õigus nõuda, et tema isikuandmed põhjendamatu viivituseta kustutataks, kui on täidetud teatud lisatingimused.
• Teatud juhtudel on andmesubjektil õigus piirata enda isikuandmete töötlemist.
• Andmesubjektil on õigus tutvuda isikuandmetega, mida me tema kohta säilitame ja mida ta on meile andnud, ning õigus edastada need andmed teisele vastutavale töötlejale, kui see on tehniliselt võimalik ning töötlemine toimub nõusoleku või lepingu alusel ja automatiseeritult.
• Andmesubjektil on õigus oma konkreetsest olukorrast lähtudes esitada igal ajal vastuväiteid enda isikuandmete töötlemise suhtes, mis toimub õigusaktide vastavate sätete alusel, sealhulgas nende sätete alusel toimuva profiilianalüüsi suhtes.
• Kui õigusaktidest ei tulene teisiti, on andmesubjektil õigus, et tema kohta ei tehtaks otsust, mis põhineb üksnes automatiseeritud töötlusel, sealhulgas profiilianalüüsil, ning loob andmesubjektile õiguslikke tagajärgi või avaldab talle märkimisväärset mõju.
• Kui isikuandmete töötlemise aluseks on andmesubjekti nõusolek, on andmesubjektil õigus see nõusolek igal ajal tagasi võtta, ilma et see mõjutaks enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud töötlemise seaduslikkust.
Kui soovite kasutada nimetatud õigusi, palume võtta meiega ühendust aadressil info@rationem.ee.
4. ANDMETE TURVALISUS JA SÄILITAMISTÄHTAJAD
4.1. Isikuandmete turvalisus
Isikuandmete turvaline säilitamine on Rationem kõrgeim prioriteet. Püüame teha kõik võimaliku, et vältida loata juurdepääsu, avaldamist ja muud õigusvastast töötlemist. Kaitseme isikuandmete konfidentsiaalsust ja puutumatust ning tagame andmetele juurdepääsu kooskõlas kehtivate õigusaktidega.
Oleme meie kogutavate ja töödeldavate isikuandmete kaitseks kehtestanud mõistlikud ja piisavad organisatsioonilised meetmed ning tehnilised ja füüsilised piirangud. Kasutatavad meetmed sõltuvad isikuandmete liigist ja nende avalikukssaamise võimalikest tagajärgedest.
4.2. Säilitamistähtaeg – kui kaua me teie isikuandmeid säilitame?
Rationem säilitab isikuandmeid üksnes nii kaua, kui see on nende kogumise eesmärgi saavutamiseks vajalik. Säilitamistähtaeg sõltub ka vajadusest vastata andmesubjektide päringutele, lahendada probleeme ning täita seadusejärgseid dokumentide säilitamise nõudeid.
Kui me isikuandmeid enam ei vaja ja õigusaktid nende säilitamist ei nõua, kustutame me need isikuandmed.
5. RATIONEM OÜ KUI VOLITATUD TÖÖTLEJA
Rationem osutab oma klientidele raamatupidamisteenuseid. Üldjuhul kaasneb nende teenuste osutamisega meie klientidelt saadud (isiku)andmete töötlemine (nt raamatupidamis- ja palgaandmed, mis võivad sisaldada ka isikuandmeid). Sel juhul töötleme me andmeid oma klientide määratud eesmärkidel ja vastutavaks töötlejaks on meie klient. Rationem on volitatud töötleja ning töötleb isikuandmeid kliendi nimel ja tema juhiste kohaselt. Volitatud töötleja ja vastutava töötleja (st Rationem ja tema kliendi) vahelised suhted määratakse kindlaks andmetöötluslepinguga.
Rationem ja vastutava töötleja kohustused
Kui vastutavaks töötlejaks on meie klient, peab isikuandmete töötlemise õiguslikud alused määrama tema. Vastutav töötleja on kohustatud ka hindama ja juhtima isikuandmete töötlemisega seotud riske ning täitma andmesubjektide teavitamisega seotud ülesandeid.
Rationem täidab volitatud töötlejana olulist osa vastutava töötleja ülesannetest, kuna meie teenused on osaks isikuandmete töötlemisest, mille õigusaktidele vastavuse on vastutav töötleja kohustatud tagama. Kui Rationem töötleb isikuandmeid oma klientide nimel (st volitatud andmetöötlejana), tegutseme me kooskõlas volitatud andmetöötleja tegevust reguleerivate kehtivate õigusnormidega.
Rationem ja vastutavaks töötlejaks olev klient teevad üldist koostööd, et tagada andmesubjektile ettenähtud kaitse. Me anname kliendile vajalikku teavet kohaldatavate isikuandmete kaitse õigusaktide täitmiseks.
6. TEAVITUSE MUUDATUSED
Rationem võib käesolevat privaatsusteavitust igal ajal muuta või kohandada. Privaatsusteavituse ja privaatsuspõhimõtete olulistest sisulistest muudatustest teavitame enne nende jõustumist e-posti teel.
7. KONTAKTANDMED
Teie tagasiside, arvamused ja ettepanekud on meile olulised. Probleemide, märkuste või küsimuste korral palume võtta meiega ühendust aadressil info@rationem.ee.
Kogu selle teemaline suhtlus on konfidentsiaalne. Meie esindaja osutab abi probleemide lahendamisel ja võib võtta ühendust päringu saatnud või tagasisidet andnud isikuga. Püüame lahendada kõik kaebused ja probleemid kiiresti ja korrektselt.