Mitteametlike suhete loomiseks hõlmavad ärikohtumised sageli ühiseid lõuna- ja õhtusööke (sageli koos alkohoolsete jookide tarbimisega), bankette, vastuvõtte jne, osalemist erinevatel kultuuri- ja meelelahutusüritustel ning muid sarnaseid kohtumisi.
Selliste kohtumiste korraldamisel võivad ettevõttele tekkida märkimisväärsed kulud. Selliseid kulusid nimetatakse esinduskuludeks.
Esinduskulud ei hõlma oma töötajatele meelelahutus- ja muude samalaadsete kohtumiste korraldamise kulusid, nagu meelelahutus, puhkus, haiguste ennetamine või ravi jne.
ESINDUSKULUDE MAKSUARVESTUS
Esinduskulude maksuarvestuse korda reguleerib tulumaksuseaduse §49.
Samas peaks maksumaksja olema valmis selleks, et maksuhaldur võib esitada küsimusi esinduskulude otstarbekuse kohta.
Sellest tulenevalt tuleb hoolitseda argumentide eest, mis kinnitavad tehtud kulutuste mõistlikkust.
Erilist tähelepanu tuleks pöörata järgmistele küsimustele:
– tehtud kulude liigid,
– ürituse osalejate koosseis,
– kulutusi tõendavad dokumendid.
Kõige sagedamini mõistetakse esinduskulude all kulusid, mis on seotud kohtumistega äripartnerite (olemasolevate või potentsiaalsete) esindajatega. Sellised kohtumised toimuvad kas olemasoleva kasuliku koostöö säilitamiseks ja jätkamiseks või selle loomiseks. Seega on kohtumised kas seotud organisatsiooni praeguse äritegevusega või on suunatud tulevase koostööle.
Seega on ärikohtumistel järgmised eesmärgid:
– Praeguse koostöö tingimuste ja selle väljavaadete arutamine.
– Olemasolevate lepingute uuendamine ja nende tingimuste ühtlustamine.
– Kavandatavate tehingute tingimuste esialgne arutelu.
Hoolimata sellest, et tulumaksuseadus ei näe ette piiranguid korraldatud ürituste eesmärkidele ja teemadele, võib maksuhaldur vaidlustada need kulud. Siis peab maksumaksja oma seisukohta kohtus kaitsma.
Maksumaksjad peaksid teadma, et kui ettevõte ei suuda maksukontrolli käigus esitada kinnitust tehtud esinduskulude õigsuse kohta, ei piisa kantud kulusid kinnitavatest algdokumentidest, et neid kulusid maksuarvestuses kajastada. Sellisel juhul oleks ettevõttel raske oma positsiooni kohtus kaitsta.
Artikli 49 § 2 lõik 4 reguleerib esinduskulude maksustamise korda:
Tulumaksuga ei maksustata § 11 lõikes 1 nimetatud nimekirja kantud isiku väljamakseid seoses külaliste või koostööpartnerite toitlustamise, majutamise, transpordi või meelelahutusega. Muu residendist juriidilise isiku puhul ei maksustata neid väljamakseid kuni 32 euro ulatuses kalendrikuus. Lisaks sellele võib viimati nimetatud juriidiline isik, kes teeb isikustatud sotsiaalmaksuga maksustatud väljamakseid, teha kalendrikuus tulumaksuvabalt seoses külaliste või koostööpartnerite toitlustamise, majutamise, transpordi või meelelahutusega väljamakseid üldsummas kuni 2% ulatuses tema poolt samal kalendrikuul tehtud isikustatud sotsiaalmaksuga maksustatud väljamaksete summast.
ESINDUSKULUDE DOKUMENTEERIMINE
Maksuarvestuse kulud on maksumaksja poolt tehtud mõistlikud ja dokumenteeritud kulud.
Selleks, et esinduskulusid saaks maksuarvestuses kajastada, tuleb nende dokumenteerimisel olla eriti hoolikas.
Esinduskulude tõendamiseks kasutatavad dokumendid võivad muu hulgas olla järgmised:
– organisatsiooni juhi korraldus kulude tegemiseks kindlaksmääratud eesmärkidel;
– esinduskulude kalkulatsioon;
– algdokumendid, sealhulgas väljastpoolt esinduse eesmärgil ostetud kaupade kasutamise korral tasu kolmandate isikute organisatsioonide teenuste eest;
– aruanne esinduskulude kohta korraldatud esindusürituste kohta, mis kajastab:
– ürituste eesmärk, nende läbiviimise tulemused;
– muud vajalikud andmed korraldatud ürituse kohta, samuti esinduse eesmärgil tehtud kulutuste summa.
Samal ajal peavad kõik aruandes loetletud kulud olema kinnitatud asjakohaste algdokumentidega.
Neid soovitusi järgides saab maksumaksja vältida maksuhalduri nõudeid.
