Для установления неформальных отношений при проведении деловых встреч часто используются совместные обеды и ужины (зачастую включающие в себя распитие спиртных напитков) – банкеты, приемы и т.д., посещение различных культурных и развлекательных мероприятий и прочие тому подобные встречи.
При организации таких встреч организация-устроитель может понести значительные расходы. Такие расходы называются представительскими.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию для своих работников:
- развлечений,
- отдыха,
- профилактики или лечения заболеваний.
НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Порядок налогового учета представительских расходов регламентируется 49 статьей Закона о Подоходном Налоге.
При этом, налогоплательщик должен быть готов к тому, что у налоговых органов возникнут вопросы, связанные с целесообразностью крупных представительских расходов, понесенных компанией.
Соответственно, заранее нужно позаботиться об аргументах, подтверждающих обоснованность произведенных расходов.
Особое внимание нужно обратить на:
- виды производимых расходов,
- состав участников встречи,
- документы, подтверждающие понесенные расходы.
Чаще всего под представительскими расходами понимаются затраты на проведение деловых встреч с представителями компаний-контрагентов (либо уже действующих, либо потенциальных).
Такие встречи проводятся либо для поддержания и продолжения уже имеющегося взаимовыгодного сотрудничества, либо для его установления.
Соответственно, встречи связаны либо с текущей предпринимательской деятельностью организации, либо нацелены на перспективное сотрудничество.
Таким образом, проведение деловых встреч преследует следующие цели:
- Обсуждение условий текущего сотрудничества и его перспектив.
- Продление имеющихся договоров и согласование их условий.
- Предварительное обсуждение условий предлагаемых сделок.
Несмотря на то, что Законом о Подоходном Налоге не предусмотрены ограничения по целям и предметам проводимых мероприятий, затраты на такие мероприятия могут быть оспорены представителями налоговых органов.
В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Налогоплательщикам следует знать, что если компания при проведении налоговой проверки не сможет предоставить подтверждение обоснованности произведенных представительских расходов, то первичных документов, подтверждающих произведенные затраты, будет недостаточно для признания таких расходов для целей налогового учета.
В таком случае и в суде свою позицию компании будет отстоять затруднительно.
Статья 49 п. 2 пп. 4 Закона о Подоходном Налоге регулирует порядок налогообложения представительских расходов:
Подоходным налогом не облагаются выплаты внесенного в названный в части 1 статьи 11 Закона о Подоходном Налоге список лица в связи с питанием, размещением, транспортом или культурным обслуживанием гостей или бизнес-партнеров. В случае иного юридического лица-резидента эти выплаты не облагаются в сумме до 32 евро в календарный месяц. Дополнительно к этому названное последним юридическое лицо, выполняющее обложенные социальным налогом выплаты, может осуществить в календарном месяце не облагаемые подоходным налогом выплаты в связи с питанием, размещением, транспортом или культурным обслуживанием гостей или бизнес-партнеров в общей сумме до 2% от суммы совершенных им в том же календарном периоде выплат, обложенных персонифицированным социальным налогом.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Расходами для целей налогового учета признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.
Для признания представительских расходов в налоговом учете нужно особенно внимательно подходить к их документальному оформлению.
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:
— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
— смета представительских расходов;
— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
— отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
— иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Следуя данным рекомендациям, налогоплательщик сможет избежать претензий налоговых органов.
